報・連・相を超えてゆく④

〜受領請求書を一元管理する〜

受け取った請求書を効率よく処理したい

受領する請求書は、到着する時期や方法など、相手先によって少しずつ異なります。受け取ったそれぞれの担当者がチェックして、さらに上長がチェックして、そして経理担当に回送して処理する流れを毎月繰り返します。

この毎月の業務をいままでより効率よく処理する方法を提案します。

■目標その1 一元化
受領の窓口をひとつに絞り、関係するすべての担当者がフローを共有し、滞りなく支払い処理まで進められるようにします。
■目標その2 標準化
受領した請求書のサマリー(相手先、対象月、件名)を見やすく並べて、フロー処理の手助けとなるようにします。

受領請求書の処理フロー

一元化のために、Trello(トレロ)を用います。Trelloの紹介は Trello(トレロ)のすすめ をご覧ください。
標準化には、弊社が提供するURLショートカットと簡単なウェブページをご利用いただきます。

■Trelloで準備する
まず、Trelloに請求書用のボードと受信箱リストを作成します。はじめの準備はこれだけです。
受信箱
■請求書ファイルをウェブページへドラッグ&ドロップする
請求書を送信する担当者は、ルールに従って名前をつけた請求書ファイルを用意します。
請求書ファイル
あらかじめ配布されたショートカットからファイル送信用ウェブページを開きます。
インターネットショートカット
請求書ファイルをウェブページへドラッグ&ドロップします。
ドラッグ&ドロップ
ファイルをドロップすると確認ページが出ますので、送信項目に間違いがないか確かめてから送信ボタンをクリックします。
送信フォーム例
■Trelloで実現するワークフロー
ファイルを受信したTrelloは受信箱リストに自動でカードを作成します。
受信カード
作成したカードの内容は以下のとおりです。
受信カード詳細
▶大きな画像を見る
Trelloでは、添付された請求書PDFファイルをプレビューできます。必要なら印刷もできます。
ファイルプレビュー
受信箱リスト以外に、支払い月のリストを作成しておき、処理したカードをフローに応じて次のリストへ移動します。
リストの例
▶大きな画像を見る
すべての担当は、必要な確認と承認が進んでいるか、適正な月に支払われるか、つねに確認できます。
■シンプルな構成で能率をアップする
シンプルな仕組みと安価に利用できるTrelloを組み合わせ、大きな初期費用をかけることなく、請求書受領から支払いまでの業務を整理し作業効率を向上させます。従来のワークフローや「報・連・相」に限界を感じているなら、新しい手法にチャレンジしませんか。
■請求書以外の書類やファイル送受信にも応用できます
ここでは請求書の受領処理を紹介しましたが、日頃から実施している書類やファイルの煩雑な受入処理を標準化し、効率をアップできる可能性があります。このような視点でいつもの業務をあらためて評価していただき、気になる処理についてご相談ください。一緒に解決策を探してゆきましょう。

テクステップは、ITツールを用いて、業務の はかどる化 をお手伝いします。
お問い合わせは へお送りください。