報・連・相を超えてゆく②

〜チャットワーク(ChatWork)のすすめ〜

チャットを仕事に取り入れ、起きたこと

チャットをプライベートで使う人は多いです。若い人を中心に広まり、年配にまで裾野を広げています。その気軽さから「プライベート用」とのイメージを持つ人は多いと思います。
FacebookメッセンジャーやLINEメッセージで、取引先から直接連絡がある、という話も聞きます。メールより気軽に送れますし、返信もしやすいので、この方法を採る方は多いようです。

ビジネス用チャットサービスは多数あります。メールの置き換え用途に良いと言われます。文章は短くなり、作成時間も短縮でき、応酬の密度が増し、送受信共に効率が上がります。こうした効能を得るために取り入れる企業は少なくありません。

そのほかの活用方法を紹介します。

業務で作業をすすめる際、実行したことや進捗の記録はどのようにしますか。また、作業に決まったやり方がなく、担当が考え、工夫して進めるような場合、何を考え、どのように工夫したか、もっといいやり方を探求するなど、どんな手法で記録・検証しますか。

多くの場合、担当が自身の能力と創意工夫で実施し、「終わった」ことを記録し、ほかの人が「成果を確認」し、記録します。このとき、進め方の検討や、実施方法は記録されないことも多いと思います。

たとえば、チャットを使って、自分の行動や思考をそのまま文にしてみます。
「これから○○する」
「○○がポイントだ」
「○○を回避するには?」
「○○がいいらしい」
「○○も効果的だ」

これをどんどん連ねてゆくと、次第に考えがまとまってゆきます。
「○○という方法で進めよう」
「○○で解決できそうだ」

すると、思考の過程と方針を見たチームメンバーからメッセージが寄せられます。
「○○という方法もいいらしい」
「○○なら解決の近道になるかも」

協力者からヒントを得て、担当者の解決策は確固たるものになります。

思考の過程を表現して記録することによって、コラボレーションが生まれ、ときには担当者の能力を超える結果が生み出されます。成果が出るまでの時間短縮も期待できます。
課題管理ツールを利用しているなら、チャットの該当部分を連携して、業務をどのように解決し、どのように実施したのか記録しておけば、のちに素早く記録を確認できます。これは将来生じるロスを未然に防ぎます。

チャットワーク(ChatWork)とは

チャットワークは「ビジネス向けチャット」です。
サービスを提供するチャットワーク社のキャッチフレーズは「ビジネスが加速するクラウド会議室」です。主な機能は「グループチャット」「タスク管理」「ファイル共有」と「ビデオ通話/音声通話」で、チャットのやり取りやタスク、ファイルはすべてクラウドに保存されます。セキュリティへの取り組みもあり、これらのデータは厳重に保管されています。

チャットワークの画面

■グループチャット
複数のメンバーが参加するグループ内でチャットできます。グループ全員へメッセージすること、特定のメンバーへ宛てることやメンバーへの返信もできます。
たとえば、一つの共通した話題についてディスカッションする、業務の進捗について確認・共有する、グループで共有したい事柄を告知するなど、工夫次第で様々な利用シーンがあります。
用途別・グループ別に多数のグループチャットを並行利用すれば、業務の分別や情報の整理に役立ちます。
■コンタクト
個別のメンバーと直接やりとりするには、コンタクトを利用してメッセージします。一対一のチャットですから、ほかのメンバーが覗き見することはありません。またマイチャットは自分一人だけがメンバーの特別なチャットで、本人だけが閲覧できますので、自身の重要なメモに利用できます。
■ファイル共有
チャットの話題に沿ったタイミングでファイルを添付できます。一般のファイル共有サービスを利用する場合、ディレクトリ分けで意味付けし、グループで利用ルールを定める運用が必要ですが、チャットワークでは話題に沿ったタイミングでアップロードできるため、事前にルールを定める必要もありません。
いくつかのファイル形式はそのままプレビューできます。ファイルをダウンロードして、必要なアプリケーションで開いて閲覧するという手順は不要です。とくに同じファイル内容を何度も確認するような場合、ダウンロードを繰り返すこともなく、効率が上がります。
■タスク管理
チャットのメッセージで伝えられた依頼をワンタッチでタスクに登録できます。
■ビデオ通話/音声通話
面倒な設定をしなくても、PCのカメラやマイクを使って、コンタクト相手やグループメンバーと通話できます。デスクトップを一緒に見ながら細かなニュアンスを伝えられますし、文字メッセージでは伝えにくい情報を共有できます。
■会員制ウェブアプリケーションである
会員制のクラウドサービスです。法人利用は組織での登録が便利です。
チャットメッセージと共有ファイルはクラウドに保管されます。
また、PCのブラウザやアプリはもちろんのこと、スマホ、タブレットでも同じ内容を閲覧できます。
チャットワークは、工夫次第で情報共有を促進し、作業効率を向上させます。従来の「報・連・相」に限界を感じているなら、新しい手法にチャレンジしませんか。明るい未来のために。

▼チャットワークの説明(オフィシャル)
http://www.chatwork.com/ja/

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