報・連・相を超えてゆく①

〜Trello(トレロ)のすすめ〜

課題管理ツールとの出会い

「○○をする」
「○○に問題あり」
「○○の打ち合わせ」

仕事をしていると、こういう表現のメモやリストを多く用います。プロジェクトを構成する項目を書き出して、リストにして、作業が済んだときと確認したときにチェックし、漏れのないように進めるのはよくあるやり方です。

このような業務上の情報をどのような方法で管理していますか。
担当者の個人的な方法で管理したために、情報が散らかったり、共有できず失われるなど、以前は私たちもたいへん困っていました。

課題管理ツールには、いくつも効能があります。

  • 課題の情報を整理できます。
  • チームで情報を共有できます。
  • 課題の進捗を可視化できます。
  • 情報の整理に費やす時間を短縮できます。
  • チームで協力して解決できます。

思考の過程を表現して記録することによって、コラボレーションが生まれ、ときには担当者の能力を超える結果を創ります。この記事も課題管理ツールを用いて、内容についてやり取りしながら作成しました。具体的な方法は、チャットワーク(ChatWork)のすすめで詳しく解説します。
そして、課題をどのように解決し、どのように実施したのか、のちに素早く記録を確認できます。これは将来生じるロスを未然に防ぎます。
もちろん、解決策の有無にかかわらず課題を作成します。そうすれば忘れることなく処理できます。

Trello(トレロ)とは

Trelloは「タスク管理ツール」と呼ばれます。
では、タスクとはなんでしょう。英語のtaskにはいくつかの意味があります。
仕事 努め 課題 処理 割当作業 ……

一般に仕事は「課題」から始まり、解決する方法を検討して「処理」を決め、「割当作業」を実施する、というステップで進めます。は、これら各ステップを記録して、チームで共有することにより、効率を上げ、漏れなく、遅滞なく進行させる補助ツールです。

■課題はどんなところで発生するか
課題の発生は特別なものではありません。仕事でいつも起きていることすべてです。
  • 対面(口頭)で伝えられる
  • 電話で伝えられる
  • 打ち合わせで伝えられる
  • メールで伝えられる
■課題はどうやって記録されるか
課題が発生したあと、忘れないように記録します。
  • 手帳
  • 手書きメモ(付箋)
  • メモ(付箋)アプリ
  • メールの受信ボックス
  • 記憶
■課題はどうやって共有されるか
いわゆる報・連・相と告知は情報共有の典型例です。
  • 打ち合わせ
  • 掲示板
  • メーリングリスト
■課題の記録が散在して困ったこと
手帳や手書きメモ、付箋、メモアプリ、メールなどさまざまな媒体に記録し、ときには記憶に頼り、業務の情報を運用するのは日常だと思います。
たとえば、顧客からの要望メールを関係者にメールで知らせるシーンを考えます。メーリングリストでも構いません。返信を重ねながら検討メッセージが送られ、関係者それぞれのメールボックスに届けられます。メールボックスは人によって状態が異なりますから、大量のメールに埋もれるかもしれません。メーラーのスレッディング処理によっては、検討した履歴を確認しづらいかもしれません。先月あった話題ともなると、スレッドを探すにも時間がかかります。
PCに貼られた手書きの付箋は何かの拍子に失われるかもしれず、危ういです。情報をチームで共有するのも難しいです。
個人の手帳に書かれた記録は、存在を忘れてしまい確認しないかもしれません。そのまま埋もれてはたいへん困ります。
このように、情報が散らかったり、共有できず失われるなど、お困りのことはありませんか。
■会員制ウェブアプリケーションである
会員制のクラウドサービスです。まず会員になるには、クラウドサービスへサインアップしてアカウントを作成します。つぎに複数のアカウントでチームを作ります。このチームで情報を共有します。
■チームで共有するのは「タスクボード」
チームで共有するのは「タスクボード」と呼ぶボードです。
たとえば、ボード上に「やること(To-do)」「進行中(Doing)」「完了(Done)」と3つのリストを作ります。タスクを書き込んだカードを「すること」に貼り、開始したら「進行中」に貼り直し、終えたら「完了」に貼ります。この例はプロジェクトを進行する場合に便利です。
タスクボード
■「タスクボード」は自由なリストを作れる
顧客への提案に基づく営業を例にします。リストは「問い合わせ」「提案準備」「提案」「引き合い」「受注済み」「実施」「クロージング」と分けました。カードは「○○社の△△案件」という単位で用います。
リストの例
▶大きな画像を見る
上の例はいずれもカードを左から右のリストへ貼り替える使い方ですが、工夫次第で色々なボードが作れます。
  • 担当者や部署などをリストにして、そのリストに紐づくカードを並べる。
  • 月をリストにして、スタッフの誕生日を管理する。
  • 食材リストにレシピカードを並べる。
  • 科目リストに学習内容カードを並べて、学習管理する。
■Trelloのシンプルな構成
  • アカウントはチームにメンバーとして参加します。チーム内の情報はメンバー全員で共有されます。またアカウントは複数のチームメンバーになれます。
  • チームはボード(前述の「タスクボード」)をいくつも保持します。ボードはメンバーだけが閲覧できます(公開ボードを除く)。
  • ボードは複数のリストを保持します。
  • リストはカードを保持します。
  • カードには「課題」「作業」「手順」などが記録できます。
  • カードには、詳細説明、コメント、期限、ラベル、チェックリストなどの内訳があります。
Trelloは、工夫次第で共有を促進し、作業効率を向上させます。従来の「報・連・相」に限界を感じているなら、新しい手法にチャレンジしませんか。明るい未来のために。

テクステップは、ITツールを用いて、業務の はかどる化 をお手伝いします。
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